FridTid // Virtuell assistent

Forfatter: Frid

  • Hvorfor lage personuavhengige systemer?

    Hvorfor lage personuavhengige systemer?

    Hva skjer med bedriften hvis en av nøkkelpersonene ikke kan bidra en periode?

    Ting skjer. Influensa, ferie, folk slutter.

    Å bygge en robust organisasjon innebærer å gjøre rom for at livet skjer. Og da trenger vi personuavhengige systemer. La så mange ting som mulig skje av seg selv – automatisering. Ha systemer og strukturer som er forståelig og mulig å gjøre tilgjengelig for andre.

    Hvordan du organiserer informasjonen og arbeidsflyten i bedriften avgjør hvor lett det er å delegere. Du må flytte driften «ut av eget hode» og inn i et system som lever sitt eget liv.

    Se for deg et scenario der bedriften går godt. Du har mye å gjøre. Men gleden over suksessen overskygges av arbeidsmengden og følelsen av å miste kontroll.

    Eller alt flyter nydelig, helt til vinterinfluensaen slår til. Formen er forferdelig. Men du har egentlig ikke tid til være syk. I det hele tatt.

    Er jobben da allerede gjort med å bygge en solid arbeidsflyt, automatiseringer og logiske strukturer, da kan du hente inn hjelp og delegere uten styr og stress.

    Å bygge personuavhengige systemer er å rigge bedriften for vekst.

    Hvilket system er det viktigste i din bedrift?

    Få hjelp til å rigge bedriften for vekst
    Hjem » Arkiver for Frid

    Frid

  • Det samme som gjorde start-up’en din til en suksess dreper den i skaleringsprosessen

    Ditt sterke eierskap blir flaskehalsen når arbeidsoppgavene blir flere og delegering blir nødvendig.

    I en kronikk i @shifter refererer @nedim olsson Kasumacic og @Daniel Glasø fra sin masteroppgave «How to succeed with scaling?». De påpeker der at de samme trekkene som bidrar til suksess i start-ups fungerer som en kritisk vekstbarriere i skale-ups.

    Les kronikken her

    Raske beslutninger, lite struktur, høy fleksibilitet, alt dette er viktig under oppstarten. Men når driften blir mer kompleks blir dette til mangel på strategi, struktur og ledelse.

    Gründerens kontrollbehov, som bidrar til drive i oppstarten, blir en flaskehals når kompleksiteten øker og arbeidsoppgavene blir flere.

    For å lykkes under skalering må det et mentalt skifte til. Fra detaljstyring til delegering og struktur. Ledelse blir viktigere enn full kontroll på alle detaljer. De selskapene som lykkes i skaleringsprosessen er de som jobber bevisst med dette skiftet.

    Gjennom min rolle som virtuell assistent har jeg sett denne problemstillingen på nært hold. Det er forståelig at det sterke eierskapet en gründer har til sitt selskap, både emosjonelt og opreasjonelt, gjør skiftet krevende.

    Men ved strategisk delegering kan gründeren frigjøre tid til aktiviteter som virkelig driver selskapet videre. Lederskap. Vekst. Strategi. Struktur.

    I skjæringspunktet mellom de oppgavene som tar mest kapasitet (energi eller tid) og de som ikke MÅ utføres av gründeren personlig finner man ofte de man har mest å vinne på å delegere.

    Ønsker man en fleksibel løsning på delegering kan en virtuell assistent være løsningen. Man slipper ansettelser, men får inn en avlastning som også bidrar til struktur.

    Les mer om mine tjenester som virtuell assistent
    Book en uforpliktende samtale

    FridTid AS hjelper bedriften din å spare tid hver uke

    Hjem » Arkiver for Frid

  • Delegering, øk kapasiteten uten ansettelse

    Siden jeg startet mitt firma som virtuell assistent har jeg hatt mange samtaler med andre bedriftseiere. I Norge er tittelen virtuell assistent relativt ukjent.

    Mens den i mange andre land er godt etablert for min bransje, sier den norske Wikipediasiden at en virtuell assistent er er assistent med kunstig intelligens. Dette er ikke konsistent med hvordan resten av verden definerer begrepet – en selvstendig næringsdrivende som tilbyr administrative, kreative eller tekniske tjenester og som jobber virtuelt, altså ikke fysisk hos kunden.

    Det norske markedet er ikke vant til å benytte seg av tjenestene til virtuelle assistenter. Men det blir mer og mer vanlig og etterspørselen øker.

    Flere og flere ser fordelene ved muligheten for å kunne få ekstra kapasitet i driften av spesielt mindre bedrifter uten å måtte ansette, med det ansvaret det medfører. Samtidig som at det å leie inn denne kapasiteten medfører en fleksibilitet som ofte bedrifter i vekst trenger.

    Når jeg har disse samtalene med andre bedriftseiere opplever jeg ofte at de ønsker avlastning i driften, men vet ikke hva og til hvem de skal delegere.

    De spør meg: «hva kan ditt firma gjøre for meg i mitt firma?»

    Mitt svar må da ofte være at det er feil sted å starte prosessen. Men jeg skjønner det, når din egen kapasitet begynner å bli flaskehalsen for vekst i bedriften din er det ikke nødvendig så lett å se hva som kan delegeres.

    De oppgavene du har mest å vinne på å delegere finner du gjerne i skjæringspunktet mellom de som krever mest energi, og de som ikke må løses av deg personlig. Og det er her du må begynne. Å gjøre en god kartlegging sikrer at den investeringen det er å få flere hender inn i bedriften blir vellykket og gir så god avkastning som mulig.

    Er du strategisk med hvilke oppgaver du delegerer og til hvem, kan du fort vinne det dobbelte av tiden du betaler for. Å betale en virtuell assistent for å gjøre oppgaver i 2 timer kan fort kjøpe deg 4 timer ekstra tid. Hvordan? Du setter bort oppgaver der du ikke er effektiv til en person som er ekspert og utfører oppgavene mye raskere og mer effektivt enn det du klarer. Og til gjengjeld kan du utføre oppgave som bare du kan gjøre i bedriften – ofte det som skaper vekst og inntekt.

    Ta kontakt for smart delegering
    Mine tjenester og priser

    Frid

    Hjem » Arkiver for Frid

  • «The human in the loop»

    I en kronikk i Aftenposten skriver Inga Strümke «Trusselen fra KI er ikke at systemene blir superintelligente, men at vi blir superavhengige». Hun snakker her om destabilisering av demokratiet og utnytting av et sårbart informasjonslandskap av fremmede aktører. Men poenget er interessant i perspektiv av vår arbeidshverdag også.

    Trenger du «the human in the loop»? Ta kontakt

    Det er visse arbeidsoppgaver som virkelig kan effektiviseres og som egner seg godt å gjøre for KI. Men det er også oppgaver som så absolutt ikke bør gjøres av KI.

    I en arbeidshverdag der kapasitet og tid er presset er det lett å ty til løsninger som kan føles gode på kort sikt. Å gå i fellen der man tar avgjørelser basert på behagelige budskap, kan også fort skje. Og det har vi jo lært – det er det KI er designet for å gjøre. Stryke oss med hårene og si oss det vi vil høre. Når hjernen er sliten kan det være lett å ty til minste motstands vei. Klarer du da å avsløre din egen mangel på kritisk tenkning?

    Strümke poengterer at evnen til kritisk tenkning trenger trening. En risiko ved økende bruk av KI til daglige valg, hva vi konsumerer av underholdning, hva vi spiser, hvilke meninger vi konfronteres med, er at dømmekraften svekkes. En gründers viktigste verktøy er dømmekraften.

    Linjen vi balanserer på handler om nødvendig og nyttig støtte vs passiv avhengighet.

    For en overbelastet gründer handler det om å gjøre smarte valg for å få hverdagen til å gå opp. Avlastning er helt nødvendig, men det må gjøres smart. Enkelte oppgaver kan effektiviseres og gjøres smartere med hjelp av KI. Andre oppgaver bør delegeres til kjøtt og blod.

    Ved å delegere til et menneske frigjøres kapasitet til kritisk tenkning. Samtidig beholdes det Strümke kaller «den langsomme menneskelige prosessen» der kritisk og strategisk tenkning fremdeles er involvert. Den beste og mest effektive arbeidsfordelingen baserer seg på en symbiose der «the human in the loop» sikrer at effektiv bruk av KI ikke svekker evnen til å tenke kritisk og gjøre gode valg.

    Er du på jakt etter «the human in the loop»? Ta kontakt

    The human in the loop

    Last ned guide for hvordan finne riktig virtuelle assistent for deg og din bedrift

    Finn guiden her

  • E-posthåndtering og kalenderadministrasjon

    Synes du det forsvinner mye tid til booking av møter og organisering av kalenderen? Eller opplever du at oppgaven med å få oversikt over det som kommer inn av e-post er tidskrevende? 

    Unngå å miste potensielle kunder, glemme å svare på viktig e-post eller bruke unødvendig tid på uviktig støy i innboksen. 

    Å bruke masse tid på å finne et tidspunkt for et møte som passer både din og din samarbeidspartner sin kalender er unødvendig bruk av din kapasitet. 

    Ta kontakt for en uforpliktende samtale

    Jeg bistår med å organisere og holde styr på kalender og e-post slik at du enkelt får oversikt over det som er viktig. 

    E-posthåndtering

    • Jeg kan sette opp filtere og sørge for at e-post havner i mapper basert på tema og viktighet.
    • Jeg kan lese og svare på alle e-poster som ikke trenger personlig oppmerksomhet fra deg.
    • Jeg kan sørge for at e-poster som trenger oppmerksomhet fra deg blir fulgt opp og merket med hvor mye de haster eller hvor viktige de er. 
    • Jeg rydder, sletter og arkiverer og skaper en innboks som er oversiktlig.

    Kalenderstyring

    • Jeg kan hjelpe deg å finne tid for møter og avtaler som passer både i din og din samarbeidspartners kalender. 
    • Jeg kan passe på at du har agenda og forberedelser til møter klart i god tid før avtalen
    • Jeg kan sørge for oppdaterte referater og gjøremålslister etter møte. Og at alle involverte parter får tilgang til disse. 

    Ønsker du en oversiktlig guide for å rekruttere riktig virtuelle assistent for deg og din bedrift?

    Finn guiden her

    Ta kontakt så tilpasser vi tjenesten til dine behov

    Les mer om mine tjenester her
    Jeg tilbyr også sentralbordtjenester

    Følg meg på LinkedIn

    FridTid

    Frid

    ,

  • Hvordan velge riktig virtuell assistent for deg og din bedrift?

    Hvordan velge riktig virtuell assistent for deg og din bedrift?

    5 steg som hjelper deg å finne riktig virtuell assistent for deg og din bedrift


    Når er egentlig rett tidspunkt å delegere arbeidsoppgaver til en virtuell assistent?

    Spør du meg blir svaret: før du blir overveldet.

    Når bedriften vokser, når du skalerer, når nye prosjekter eller lanseringer krever ekstra kapasitet.

    Før det blir så travelt at du tar skylappene på og bare dundrer videre for å overleve. Å delegere er lettere når du har overskuddet til å se helhetsbildet.

    Det kan føles som et stort steg å slippe oppgaver, gi tillit og ansvar til en annen person. Derfor er det viktig at man finner den riktige personen. Med riktig kompetanse og en arbeidsmåte som passer deg.

    På nettsiden min finner du en steg for steg guide for hvordan finne riktig virtuell assistent for deg og ditt firma. Gratis og nedlastbar.

    FridTid

    Frid

    Hjem » Arkiver for Frid

  • Hva kan en virtuell assistent gjøre for deg som bruker Kajabi?

    Mange jeg snakker med synes det kan være vanskelig å tenke på konkrete oppgaver en digital assistent kan gjøre for dem. Derfor kommer jeg til å lage en rekke artikler som konkretiserer det litt mer. Først ut: Kajabi.

    Kajabi er et verktøy som er populært blant annet hos de som selger kurs, medlemskap eller coaching på nett. Her kan du samle nettside, kurs, community og nyhetsbrev under samme «tak».

    Utfordringen for mange er at det etter hvert tar mye tid å drifte og å få effektiv struktur. Dette kan en virtuell assistent hjelpe med.

    Jeg har laget en liste over oppgaver som typisk er nyttig for en grunder å slippe å tenke på:

    1. «Få det tekniske til å snakke sammen» (Integrasjoner & Økonomi)

    • Norsk regnskapsflyt: Sette opp Zapier slik at salg i Kajabi automatisk sendes til Fiken, Tripletex eller PowerOffice som bilag. Dette sparer deg for timevis med manuelt bokføringsarbeid.
    • E-post-trygghet: Sette opp DKIM/SPF/DMARC på domenet, slik at e-postene faktisk havner i innboksen og ikke i søppelposten.
    • Betalingsløsninger: Feilsøking av Stripe/PayPal, og oppsett av «Abandoned Cart»-automatikk for å redde tapte salg.
    • GDPR-sjekk: Sette opp cookie-banner og sørge for at «Terms & Conditions» ligger riktig i alle «Checkout»-sidene.

    2. «Lansering uten stress» (Markedsføring & Funnels)

    Sørge for at maskineriet for salg fungerer som det skal.

    • Bygge Landingssider: Designe og sette opp salgssider som ser profesjonelle ut (inkludert mobil-tilpasning, som ofte blir glemt).
    • Sette opp «Offers»: Pakke produktene riktig (f.eks. lage «Early Bird»-tilbud, betalingsplaner, eller «Bundles» der man får to kurs til prisen av ett).
    • Webinar-oppsett: Sette opp hele flyten: Påmelding -> Bekreftelse -> Påminnelse -> Link til webinar -> Oppfølging med tilbud i etterkant.
    • Kupongkoder: Lage og administrere rabattkoder for partnere eller kampanjer.

    3. «Rydde i kaoset» (Struktur & CRM)

    Mange Kajabi-kontoer gror igjen over tid. Den virtuelle assistenten kan være «ryddesjefen».

    • Tagging-struktur: Lage et logisk system for tags (f.eks. skille mellom Lead, Kunde, Tidligere kunde). Dette gjør at du senere kan sende e-post kun til de som ikke har kjøpt ennå.
    • Skjema-opprydding: Slette gamle skjemaer og landingssider som ikke lenger er i bruk for å gjøre kontoen oversiktlig.
    • Segmentering av e-postlisten: Vaske listen for inaktive brukere. Dette sparer penger og øker leveringsevnen.

    4. «Få innholdet ut til folket» (Kurs-administrasjon)

    Du lager videoen, den virtuelle assistenten gjør resten.

    • Opplasting og strukturering: Laste opp videoer, skrive beskrivelser, legge ved PDF-er og sjekke at alt fungerer teknisk.
    • Drip-content oppsett: Styre når modulene skal slippes (f.eks. «Modul 2 åpnes 7 dager etter kjøp»).
    • Automatisering av kursbevis: Sette opp integrasjon mot f.eks. Accredible eller lage en enkel løsning der kunden får en gratulasjons-epost når 100% av kurset er sett.

    5. «Medlemspleie» (Community & Support)

    For deg som driver Membership-sider.

    • Onboarding-flyt: Sørge for at nye medlemmer får en varm velkomst, automatisk info om pålogging, og en «Kom i gang»-guide.
    • Churn-reduksjon: Sette opp automatiske e-poster som går ut hvis en betaling feiler (kortet er utløpt), slik at du ikke mister medlemmer unødvendig.

    Tid er penger. Ved å få hjelp til disse oppgavene kan du bruke energien din på det bare du kan gjøre, lede og skape i bedriften.

    Ønsker du hjelp med å administrere din bedrift på kajabi?

    Send meg gjerne en epost eller book en samtale

    Kontakt

  • Å ha tillit til seg selv – og prosessen

    Det siste året har lært og gjort så mye nytt at jeg har ikke tall på alle «første gang».

    Det siste jeg gjorde før jeg startet opp var å ferdigstille en masteroppgave med påfølgende eksamen. Å jobbe med kvantitativ metode var helt nytt for meg og hele oppgaven føltes som å svømme motstrøms i ukjent farvann, til tross for at jeg naila det til slutt (i all beskjedenhet).

    Tilværelsen som grunder er å ta det hele til et helt nytt nivå av utfordringer.

    Men hei, hva er vel livet uten motbakker?! Jeg liker jo virkelig en god utfordring.

  • Min beste investering

    Min beste investering hittil i gründerlivet?

    Meg. Å møte opp for meg selv. Å gjøre valg som støtter meg. Å velge egen helse først. Å innse at både gründerlivet – og livet generelt er et maraton, ikke en sprint. 

    Hvordan?

    • Balanse. Det er lett å bli ivrig. Men restitusjon er minst like viktig som å få jobben gjort. Og for å få jobben gjort.
    • Støtte. Å skape et nettverk av mennesker som støtter og heier.
    • Verdi. Å ikke måle egen verdi i kroner tjent og kunder signert.
    • Raushet. med meg selv, de rundt meg og de situasjonene jeg står i.

    Å være min egen største støttespiller gjør at jeg er i stand til å være en god, trygg og stødig samarbeidspartner til de jeg møter i arbeidshverdagen. Og til de jeg møter i fritiden også.

    Ønsker du å samarbeide med meg kan du booke en samtale her

    Du kan også følge meg og mitt firma på LinkedIn

    Forfattet av

    Frid

  • Hva er en virtuell assistent?

    Hva er en virtuell assistent?

    En person som leies inn for bedrifter eller enkeltpersoner for å utføre administrative, tekniske eller kreative oppgaver kalles en virtuell assistent. Noen kaller det også fjernassistent eller digital assistent.

    Jeg kaller det tidsklemmefikser og kaosbekjemper.

    Det er en måte for bedrifter å få satt bort arbeidsoppgaver uten å måtte ansette noen. Man kan ha en støttefunksjon som yter bistand fleksibelt etter behov. Man kan ha større arbeidsmengde i perioder eller ved et enkelttilfelle, eller man bare ønsker å få gjort unna oppgaver man selv ikke har så lyst til å gjøre. Ved å leie en virtuell assistent kan du fritt velge selv hvor stor fleksibilitet du ønsker i avtalen og i hvordan samarbeidet fungerer.

    Ved bevisst og strategisk delegering kan det frigjøres tid til de aktivitetene som faktisk selger og får bedriften til å vokse. Samtidig vil den virtuelle assistenten sikre at administrasjon og drift flyter uten at det tar opp kapasitet og energi.

    Hvorfor velge norsk virtuell assistent?

    En norsk virtuell assistent vil kjenne det norske lovverket, det norske språket og den norske kulturen. Hvis noen av disse elementene er viktig for det vil det å velge en norsk VA være smart. Denne vil kunne gjøre oppgaver og innhente informasjon til deg på norsk. Dere har også allerede en viss felles forståelse for og et kulturelt bakteppe for hvordan et samarbeid foregår.

    Det kan også være en fordel at en norsk VA jobber i samme tidssone som deg.

    Det er i dag en økende antall personer som tilbyr virtuelle assistenttjenester i Norge. Det begynner også å bli vanligere for bedrifter å benytte seg av denne muligheten.

    Hvilke oppgaver gjør en virtuell assistent?

    Det meste. Altså, det er svært varieret.

    Hvilke tjenester en virtuell assistent yter varierer basert på denne personens kompetanse og hva denne ønsker å arbeide med.

    Noen har fokus på sosiale medier og innholdsproduksjon. Andre retter seg mot community managing. Jeg har mitt fokus mot administrasjon og kan blant annet fungere som en executive assistant eller business manager. Mine tjenester er fleksible og kan variere fra å få delegert noen enkelt oppgaver som bedriften ikke ønsker å gjøre selv, til at jeg står for det meste av administrativt arbeid i driften.

    Har du lyst til å se mer på hva jeg tilbyr kan du lese her

    Felles for meg og flere av mine kolleger innen denne bransjen er at vi ofte er villig til å strekke oss ut av våre fokustjenester hvis en kunde skulle ha spesifikke ønsker.

    Hvordan starte et samarbeid med en virtuell assistent?

    Du booker en samtale slik at vi sammen kan finne ut som vi er en god match. Ut fra denne samtalen blir vi eventuelt enig om hvilken form på samarbeidet som passer behov, budsjett og ønsker best.

    Gå hit for å booke en samtale med meg.

    Vær smart med bruken av din kompetanse og din kapasitet. Gjør det som gir bedriften inntekter og deleger energityvene

    Forfattet av

    Frid